Atlas ondersteunt organisaties die hiermee worstelen. We polsten bij twee ervaringsdeskundigen naar hun aanpak: Stéphanie Kahane coacht vrijwilligers bij Filet Divers, een sociale organisatie die onder meer mensen versterkt door vrijwilligerswerk, en Sara Piessens begeleidt een poetsploeg bij Werkhaven, de afdeling sociale economie van stad Antwerpen.
Atlas: Voor anderstalige en kortgeschoolde medewerkers verlopen functioneringsgesprekken moeilijker. Hoe komt dat?
Stéphanie: “Deze gesprekken zijn best uitdagend voor mensen die nog Nederlands leren, voor laaggeletterden en voor kortgeschoolden. Bij anderstaligen komt dat vooral omdat ze de woorden waarmee we competenties omschrijven (nog) niet kennen. Laaggeletterden en kortgeschoolden hebben moeite omdat ze het niet gewend zijn om na te denken over hoe ze functioneren bij taken.” Sara beaamt dit: “Ik voel bij onze werknemers dat er voor hen vaak andere zaken belangrijker zijn dan zelfreflectie. Ze leven in het hier en nu, ze zijn bezig met te overleven of met een ritme te vinden in de combinatie van hun werk en hun privéleven. Ze zijn blij dat ze de stabiliteit van werk hebben gevonden. Zo zien ze zelf niet altijd het nut in van een functioneringsgesprek.”
Atlas: Het nut van zo’n gesprek? Dat leidt ons naadloos naar de eerste van onze 4 tips:
Tip 1: Sta samen met de medewerker stil bij het doel van het gesprek
Met je baas spreken over je werkpunten kan vreemd zijn voor medewerkers die daar niet mee vertrouwd zijn vanuit hun opleidingsachtergrond. Ook voor medewerkers die zo'n soort gesprek nog nooit hebben moeten voeren, kan het moeilijk zijn om het doel te begrijpen. Een functioneringsgesprek wordt wel eens vaker verward met een evaluatiegesprek, wat soms zorgt voor sociaal wenselijke antwoorden. Vandaar dat een open houding en een veilige sfeer zo belangrijk is tijdens dit gesprek.
Wees helder over het doel van het gesprek. Geef aan dat je met het gesprek graag een aantal verbeteracties voor de toekomst wil afspreken. Leg daarbij expliciet uit wat je van je medewerker verwacht. Benadruk dat je je medewerker sterker wil maken. Illustreer met een afbeelding als je merkt dat dat nodig is. Stéphanie toont deze infographic om aan vrijwilligers te verduidelijken hoe ze aan competenties kunnen werken om in aanmerking te komen voor een betaalde job, een opleiding, enz.
Tip 2: Omschrijf de competenties eenvoudig en maak je verwachting concreet
Zeg zo helder mogelijk wat je verwacht van je medewerkers. Kies voor woorden die je medewerkers vaak gebruiken op de werkvloer of in het dagelijkse leven.
Voorbeeld:
Zeg niet: ’Je moet punctueel/stipt zijn’, maar zeg ‘Het is belangrijk om elke dag op tijd te komen’.
Spreek en schrijf zoveel mogelijk in klare taal. Verduidelijk wat je precies bedoelt als een medewerker minder goed scoort op een competentie en wat dit betekent binnen jouw organisatie. Stéphanie neemt de achterkant van de competentiekaart ‘initiatief nemen’ erbij. In eenvoudige bewoordingen staat er telkens per groeifase wat een persoon al kan en wat het bij Filet Divers concreet betekent om initiatief te nemen:
Tip 3: Ga voor een laagdrempelige aanpak
Sara kiest voor korte en informele gesprekken op de werkvloer. Ze merkt dat praten met medewerkers makkelijker gaat terwijl ze met hen aan het poetsen is. Zo kan ze ook kort op de bal spelen als ze ziet dat er iets niet loopt zoals het zou moeten: "En bovendien hebben medewerkers niet altijd zin om te praten. Dat is niet erg, dan breng ik een andere keer het gesprek weer op gang.” Daarnaast bieden een vast stramien en veel herhaling een houvast voor de medewerker: “Ik evalueer altijd de laatst besproken acties eerst en bespreek dan pas de nieuwe zaken,” licht Sara toe, “En het helpt ons om acties te verbeteren als het gangbare werkmateriaal meteen binnen handbereik ligt.” Ook Stéphanie spreekt de vrijwilligers regelmatig aan, tussen het werken door. In de meer formele gesprekken werkt Stéphanie graag met visuele ondersteuning. Daarvoor gebruikt ze competentiekaarten met foto’s van de concrete werkvloer: “Herkenbare foto’s maken het gesprek met de vrijwilliger makkelijker,” verduidelijkt ze. “Toch heeft niet élke vrijwilliger evenveel ondersteuning nodig en is het soms voldoende om goede reflectievragen te stellen. Ik kies een beperkt aantal competenties uit en vraag aan de vrijwilliger wat die goed en minder goed kan. De vrijwilliger plaatst de competenties vervolgens zelf bij de groeifase die bereikt is. Daarbij stel ik concrete vragen en vraag hen om zelf voorbeelden te geven van op de werkvloer.”
Voorbeeld
Het doel van het functioneringsgesprek is om samen tot gedeelde conclusies te komen, ook al gaat dat niet altijd vanzelf, geeft Stephanie toe: “Soms moet je het gesprek stimuleren en vragen stellen die doen nadenken, zoals ‘Wat doe je als je dit probleem ziet? En daarna? Waarom doe je dat?’ In alle gesprekken probeer ik nieuwsgierig te blijven. Met een open houding stel je mensen op hun gemak, wat hen helpt om kritisch over zichzelf na te denken.”
Tip 4: Werk toe naar concrete verbeteracties.
Sara merkt dat kortgeschoolde medewerkers vaak moeite hebben met toekomstgericht denken. Vandaar dat het zo belangrijk is om aan het einde van het gesprek duidelijke acties met een deadline af te spreken. Stéphanie geeft een voorbeeld van zo’n actie:
Voorbeeld
‘Zorg ervoor dat je op 3 maanden tijd alle modules van de fietsschool afwerkt’.
Sara voegt eraan toe dat groeiacties een gedeelde verantwoordelijkheid zijn. Als ze wil dat een medewerker bijvoorbeeld groeit op vlak van ‘klantencommunicatie’, dan coacht ze de medewerkers met een rollenspel waarin zij zelf de klant speelt.
Deze 4 praktische tips helpen je vast al een heel eind op weg, ook al is een functioneringsgesprek voeren steeds maatwerk. Elke persoon en elke werkvloer is anders. Kies dus voor een eenvoudige methodiek die voor jouw gesprekspartner en werksituatie het beste werkt.
Wil je nog meer weten ‘hoe’?
Lees hoe je je anderstalige gesprekspartner zoveel mogelijk laat spreken. Of volg een vorming Klare Taal Spreken.
