Tip 1: Ken de drempels van je doelpubliek

‘Maar liefst 85% van onze ouders heeft Nederlands niet als moedertaal,’ vertelt Anke. Sommige ouders hebben bovendien weinig scholing gehad in hun land van herkomst: ‘Als ze Nederlands leren, komen ze waarschijnlijk hooguit tot niveau 1.1 of 1.2. Als we dat weten, kunnen we daar ook rekening mee houden.’ Ze polst bij de ouders naar talenkennis, opleiding en economische thuissituatie. Zo brengt ze in kaart hoeveel ondersteuning de ouders nodig hebben.

Door de coronacrisis leerde de school de ouders en de leefomgeving van de kinderen nog beter kennen. De oudercontacten vonden digitaal plaats. Dat was een leerkans voor de school. Anke: ‘Je komt echt in de woonkamers  van de mensen. Je ziet dat ze soms ook heel klein wonen. We begrepen waarom bepaalde zaken minder goed liepen, bijvoorbeeld als er maar 1 gsm was voor het hele gezin om les op te volgen of huiswerk op te maken. Dat zorgde ook voor extra begrip bij de leerkrachten. Het is pas door in die thuiscontext te stappen dat we het volledige plaatje kunnen begrijpen.’ De school voorzag tijdens de lockdown computers bij kinderen thuis die er geen ter beschikking hadden.

Tip 2: Maak van WhatsApp het allereerste communicatiemiddel

Vroeger was een heen-en-weerschriftje het belangrijkste communicatiemiddel tussen ouders en leerkrachten. Maar telkens wanneer documenten niet gelezen of niet ingevuld naar school terugkeerden, zorgde dat voor erg veel frustratie.

We schrijven alles in 1 tekstbericht met korte zinnen in klare taal. Op die manier kan je de tekst makkelijk kopiëren naar een vertaalhulp.

De school besloot om meer in te zetten op communicatie via WhatsApp en merkte al heel snel dat de samenwerking veel vlotter verliep. Nu hebben alle klassen een smartphone. Anke: ‘WhatsApp verlaagt echt de drempel tussen de school en de ouders. We schrijven alles in 1 tekstbericht met korte zinnen in klare taal. Op die manier kan je de tekst makkelijk kopiëren naar een vertaalhulp. De drempel om met ons contact op te nemen is ook veel kleiner. Ik ben erg dankbaar dat ouders me nu bellen als ze iets niet begrijpen of me een berichtje sturen als hun kind ziek is.’ De school bewaakt mee de grenzen van haar leerkrachten: gsm’s blijven op school en leerkrachten krijgen de raad hun privénummer niet te delen.

WhatsApp leent zich voor heel erg veel soorten communicatie.

Anke stuurt alle communicatie van de school in individuele berichten. De verzendlijsten van WhatsApp raadt ze (nog) niet aan. Daar sluipen toch soms foutjes in. Door de individuele aanpak legt ze soms ook dingen extra uit in het Engels of Frans. ‘WhatsApp leent zich voor heel erg veel soorten communicatie,’ vertelt Anke, ‘zoals crisiscommunicatie bij corona of stormweer. En als we een brief meegeven voor bijvoorbeeld het oudercontact, dan ondersteunen we de ouders ook via WhatsApp door hen een foto van de brief te sturen met de mededeling: “Brief voor het oudercontact. Invullen a.u.b.” Dat helpt echt heel goed. We hebben door die aanpak al jaren een hoge opkomst bij het oudercontact, daar ben ik wel trots op.’

Het Sas had al voor de coronacrisis de stap gezet naar WhatsApp. Dat heeft tijdens de crisis een enorm verschil gemaakt. Anke: ‘We hebben op die manier nog meer nabijheid kunnen creëren. Leerkrachten konden knutselopdrachten doorsturen via filmpjes. Ook de leerlingen konden hun resultaten delen. Als ze het thema lente behandelden, filmden de leerkrachten zichzelf tussen de bloemetjes en in het zonnetje. Dat was erg waardevol.’

Ook voor andere communicatie is het een fijn medium: ‘Als er een nieuw kindje geboren is, sturen de ouders trots een foto. Als hun dochter of zoon een nieuw voedingsschema heeft, dan krijgen we er een foto van. Als we een verjaardag vieren in de klas, dan delen we sfeerfoto’s. Er is heel veel vrijheid en er zijn veel mogelijkheden.’ De school experimenteert nu ook met spraakberichten bij ouders met een lager taalniveau en met het registreren van informatie die ze doorkrijgen.

Tip 3: Beperk het aantal brieven

Bij de start van het schooljaar is er altijd veel papierwerk. Anke: ‘Dat is jammer genoeg echt noodzakelijk. We hebben voor heel veel zaken toestemming nodig van de ouders, bijvoorbeeld om foto’s te mogen nemen of medicatie toe te dienen. We schrijven wel alle brieven in klare taal en geven tijdens een persoonlijke kennismaking erg veel uitleg over de documenten die ouders moeten ondertekenen.’ De school probeert ook een onderscheid te maken tussen louter informatieve brieven en invulbrieven. Die invulbrieven worden op een geel papier afgedrukt om extra op te vallen. Ouders kennen die kleurencode intussen en weten dat ze bij een geel papier altijd iets moeten invullen.

Ouders checken veel meer de berichtjes op WhatsApp dan de brievenmap in de boekentas.

Klare taal lost veel communicatieproblemen op, maar sommige zaken blijven moeilijk. Het schoolreglement en de toestemming voor foto’s zijn erg abstract. Ouders begrijpen niet altijd goed waarom ze dat allemaal moeten ondertekenen. Anke: ‘We merken keer op keer dat ouders moeite hebben om te begrijpen wat ze ondertekenen, maar soms kunnen we het niet eenvoudiger uitleggen. Bepaalde juridische termen mogen we ook niet weglaten. We leggen ze dan eerst eenvoudig uit en zetten daaronder de correcte term.’

Brieven zoals die van het oudercontact of schooluitstappen zijn erg concreet. Anke: ‘Daar bereiken we dan wel weer een groter groep mensen mee.’ Als ze brieven kunnen vermijden, dan doen ze dat: ‘Ouders checken veel meer de berichtjes op WhatsApp dan de brievenmap in de boekentas.’

Tip 4: Ondersteun met foto’s en pictogrammen

De brieven of berichtjes met foto's of pictogrammen hebben altijd het grootste effect. Anke: ‘Op de medische brief staan bij de zalf, ontsmetting en pillen foto’s om alles concreter te maken. Zo weten we welke producten we mogen toedienen en welke niet.’ Op de brieven werken ze vaak met pictogrammen en sclera-iconen die de leerlingen ook gebruiken in de klas. Op WhatsApp verkiezen ze dan eerder neutrale foto’s zoals een brooddoos, drinkbus of een pak luiers. ‘Visuele ondersteuning is echt onmisbaar geworden in onze dagdagelijkse communicatie met zowel de kinderen als de ouders,’ sluit Anke af.

Wil je je wat verdiepen in Klare Taal?

Volg een vorming bij Atlas, integratie & inburgering Antwerpen.