© Inge Vandeurzen

6 tips om met je medewerkers hulpmiddelen voor heldere taal te ontwikkelen

Medewerkers gebruiken vaak allerlei hulpmiddelen om gesprekken toegankelijker te maken, van Google Translate of afbeeldingen tot opleidingen klare taal of tolken. Hoe ontwikkel je samen een duurzaam pakket van taalhulpmiddelen? Inge Vandeurzen, beleidscoördinator hulp- en dienstverlening in de gevangenis van Antwerpen, geeft tips.

6 tips om met je medewerkers hulpmiddelen voor heldere taal te ontwikkelen

Medewerkers gebruiken vaak allerlei hulpmiddelen om gesprekken toegankelijker te maken, van Google Translate of afbeeldingen tot opleidingen klare taal of tolken. Hoe ontwikkel je samen een duurzaam pakket van taalhulpmiddelen? Inge Vandeurzen, beleidscoördinator hulp- en dienstverlening in de gevangenis van Antwerpen, geeft tips.
© Inge Vandeurzen

Tip 1: Vertrek uit de noden van je werknemers

'In de gevangenis is er veel moeilijke communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, vaak met bepaalde vaktermen. Om te horen hoe medewerkers daarmee omgaan zijn we gestart met een schriftelijke bevraging en een focusgroep,' zegt Inge.

'Ik ben ervan overtuigd dat ze heel knappe dingen doen, maar het wordt niet altijd met elkaar uitgewisseld.'

Vertrekken vanuit de ervaringen en behoeften van de medewerkers vindt Inge essentieel: 'Ik ben ervan overtuigd dat ze heel knappe dingen doen, maar het wordt niet altijd met elkaar uitgewisseld.' Door die uitwisseling samen te doen, en niet in hun plaats te denken, voelen medewerkers zich ook meer betrokken. Het wordt hun traject. En dus vraagt ze door om de echte noden bloot te leggen: 'Als je een ajuin pelt, zie je heel veel lagen. Die verschillende lagen kom je pas tegen als je echt luistert en doorvraagt. Alleen zo creëer je een langdurige impact.’

Tip 2: Optimaliseer taalhulpmiddelen die je al gebruikt

De specifieke context van de gevangenis maakt het erg moeilijk om te werken met de sociaal tolken van Atlas: ‘We kunnen niet garanderen dat de gevangene aanwezig is en de gesprekken zijn enorm onvoorspelbaar.’ Daarom vragen de hulpverleners vaak andere gevangenen om te tolken. ‘Natuurlijk is het niveau van die gelegenheidstolken niet hetzelfde als de sociaal tolken, dus bij moeilijke en/of gevoelige gesprekken kan er wel gewerkt worden met een sociaal tolk.’

Die gesprekken met gelegenheidstolken proberen ze nu te verbeteren: ‘Samen met Atlas, de hulpverleners én de gevangenen zoeken we nu naar kleine ingrepen om structuur te brengen in het gesprek of om bepaalde afspraken te maken.’

Er bestaat ook al een vertaallijst met woorden uit de strafprocedure in het Engels en Frans. Daarin staan woorden die de medewerkers vaak niet kennen in andere talen. In de praktijk blijkt dat de lijst niet zo veel gebruikt wordt. Inge bekijkt nu samen met de hulpverleners of dit instrument verbeterd kan worden of dat ze iets anders ontwikkelen om gesprekken te begeleiden in het Frans of Engels.

Tip 3: Experimenteer met nieuwe taalhulpmiddelen

Soms loont het om nieuwe hulpmiddelen uit te proberen. De hulpverleners bekijken hoe de vertaalrobot Travis kan helpen: ‘Dit vertaalcomputertje vertaalt 105 talen. Het is erg compact dus je kan het makkelijk meenemen.’ Na een evaluatie blijkt dat de robot ondersteunend werkt voor woorden, maar niet voor volledige gesprekken.

Naast een vertaallijst, experimenteerden ze ook met een uitleglijst in klare taal. Zo’n lijst kan een houvast zijn tijdens moeilijke gesprekken. Een woord zoals raadkamer kan bijvoorbeeld op die lijst staan: ‘Je kan dat woord moeilijk vertalen omdat het typisch is voor het Belgische rechtssysteem, dan biedt de uitleglijst een oplossing.’

Maar Inge en de hulpverleners blijven steeds het potentieel van de taalhulpmiddelen analyseren en bekijken ook of andere opties misschien betere resultaten kunnen bieden. Een mogelijk alternatief dat ze nu uitwerken is een gespreksleidraad. Dat is een taalhulpmiddel waarin frequente terugkerende gesprekken worden uitgewerkt met een heldere structuur en waarin al meteen de moeilijke termen worden vertaald.
 

Tip 4: Maak elk taalhulpmiddel op maat van de concrete werksituatie

‘Taalhulpmiddelen spreken veel meer aan als ze op maat zijn van de eigen context,’ vertelt Inge. Ze gebruikt bijvoorbeeld de algemene tips voor klare taal om concrete tips te creëren voor de schriftelijke communicatie in de gevangenis.

Een voorbeeld van zo’n concrete tip:
Gebruik geen typische gevangenistermen: ‘Als je voor de rechter moet verschijnen, mag je je burgerkledij dragen’ wordt ‘Als je voor de rechter moet verschijnen, mag je je persoonlijke kleren dragen.’

Ook visuele hulpmiddelen zijn erg nuttig om een moeilijke uitleg te ondersteunen. De hulpverleners moeten aan gevangenen die net zijn aangekomen het verdere verloop van hun verblijf in de gevangenis uitleggen. Ze creëerden daarom een concreet visueel hulpmiddel om de tijdlijn te verduidelijken: ‘Natuurlijk kan je daar niet alles bij opnemen want dan is het weer niet helder. Maar er is wel ruimte om er dingen op het moment bij te schrijven. Dat maakt het dan weer heel concreet en persoonlijk.’

Tip 5: Zet taalambassadeurs in

Inge maakt als beleidscoördinator geen deel uit van de verschillende teams in de gevangenis. Ze betrekt de collega’s bij het project door o.a. vormingen en workshops te organiseren. Ook gaat ze met heel wat medewerkers in gesprek over het gebruik en de voordelen van de taalhulpmiddelen. Deze manier van werken werkt aanstekelijk. Het gaf de mogelijkheid om te vragen naar een taalambassadeur per team: ‘Zo heb ik ook een concreet aanspreekpunt en kan die het team van binnenuit overtuigen en versterken.’

‘Zo heb ik ook een concreet aanspreekpunt en kan die het team van binnenuit overtuigen en versterken.’

Tip 6: Maak het duurzaam  

Inge haar grote droom is om op een dag de taalondersteuning structureel in te bedden in alle Vlaamse gevangenissen, ‘want in die andere gevangenissen botsen ze natuurlijk op gelijkaardige problemen’, zegt Inge. Maar nu is vooral het doel om de nieuwe inzichten meteen op te nemen in de eigen algemene werking: ‘Zodat bijvoorbeeld bij de inwerking van nieuwe collega’s alles verloopt zoals we het nu voor ogen hebben.’

Bekijk ook